¿Qué es la Factura Electrónica?

Es posible que hayas oído hablar de la factura electrónica, una modalidad de facturación que ha ganado protagonismo de un tiempo a esta parte, especialmente tras la entrada en vigor de algunas normativas que obligan a ciertos sectores a adoptarla. 

Desde Gestoría Pastor vamos a hablarte de esta modalidad de facturación, sus ventajas, cuándo es obligatoria, y te contamos cómo puedes implementarla en tu empresa. 

Factura Electrónica Obligatoria: ¿Qué es?

Una factura electrónica es la versión digital de una factura común, y por tanto registra un movimiento comercial de una empresa o autónomo, indicando productos vendidos o servicios prestados, y el precio.

Esta factura nace como una necesidad tras el auge digital de los negocios, y se empieza a regular mediante el Real Decreto 1619/2012 y la Ley 25/2013. A partir del año 2015, el uso de este tipo de factura empezó a ser obligatorio para los proveedores de la Administración Pública cuando dichas facturas fuesen superiores a 5.000 euros. 

Requisitos para su Validez

Vamos a ver las principales características que deben cumplirse:

• Formato: Debe ser digital, siendo los formatos habituales el PDF y sobre todo XML, que es el más estandarizado. 
• Firma electrónica: Debe garantizarse la autenticidad del emisor y del contenido, por lo que deben firmarse digitalmente para ofrecer una seguridad jurídica.
• Conservación: La factura debe almacenarse y permanecer accesible el tiempo legal de conservación.
• Aceptación del receptor: Una factura electrónica necesita, para tener validez, el consentimiento del cliente o proveedor de utilizar dicho formato. 

Aquí puedes leer nuestro artículo sobre cómo pagar menos impuestos. 

Ventajas

Vamos a repasar las principales ventajas que ofrece esta modalidad de facturación:

• Costes: Eliminamos el uso de papel y los envíos tradicionales por correo postal.
• Eficiencia: La automatización de procesos permite gestionar mejor las facturas, almacenarlas fácilmente y evitar pérdidas y errores.
• Legalidad: Mejora la transparencia y control para las administraciones públicas, reduciendo el fraude fiscal.
• Trazabilidad: La firma digital garantiza la autenticidad e integridad de los documentos.

Cómo Implementar la Factura Electrónica 

Para implementar esta modalidad en tu empresa tienes que tener en cuenta estos 4 puntos:

1. Software de facturación: Existen distintas herramientas que puedes elegir. Fíjate en que esté homologado y permita firmar digitalmente las facturas.
2. Certificado digital: Es un requisito necesario para firmar electrónicamente las facturas.
3. Sistemas de gestión: El software de contabilidad y gestión de tu empresa debe estar adaptado para gestionar facturas en formato electrónico.
4. Informar a los clientes: Debemos informar a nuestros clientes de que usaremos esta modalidad, para que nos den su consentimiento a la hora de recibir las facturas en este formato. 

Con la digitalización de los negocios y la necesidad de una transparencia en las operaciones comerciales, la factura electrónica ha ido cobrando una mayor vigencia en los últimos años. Si tienes más dudas sobre este tema o quieres que te ayudemos personalmente, contacta con nosotros aquí.